「ご記入ください」とは？ビジネスメールや敬語の使い方を徹底解釈

ここでは「ご記入ください」の使い方やその際の注意点、言い替え表現などを詳しく見ていきます。

「ご記入ください」とは?

「ご記入ください」は、書いてくださいと言っていることになる表現です。

それを丁寧な言い方にしたもので、口語、文章のどちらでも幅広い使い方をすることができます。

例えば、アンケートを行う時に、それに答えてくれる人に対して回答用紙を差し出し、「こちらにご記入ください」と用いたり、何かの申込を行おうとしている人に、「その申込書にご記入ください」と使うという具合で、「書いてください」と置き換えて意味が通ることが条件になります。

そちらではいかにもぶっきらぼうに聞こえてしまいますが、この「ご記入ください」と使うことでそのような印象がなくなり、目上の人に対して使っても失礼になることはありません。

ですが、もう少し丁寧にした「ご記入いただけますか」とすると更にそのような相手に対して使いやすくなり、ビジネスシーンではそちらの形でよく見聞きします。

「ご記入ください」のビジネスメールや会話での使い方や使われ方、使うときの注意点

この「ご記入ください」は、何かを書いてもらうために用いる表現になります。

よって、基本的には紙ベースの何かにそれを行って欲しいという時に使われますが、近年ではWeb上のフォームへの入力時にも用いられています。

その場合、「確認メールを送らせていただきますので、忘れずにフォームにメールアドレスをご記入ください」のような使い方になります。

この時には「ご入力」と使うのが一般的ながら、「ご記入」と使っても間違いではなく、そちらで用いられることもあります。

画面上なので「ご記入」としても入力のことだとすぐに分かるため、「ご入力」と特に言い替えずにそのまま使っているという訳です。

「ご記入ください」を使った例文

・『では、この用紙に必要事項をご記入ください』
・『何か追加したいことがありましたら、備考欄に自由にご記入ください』

「ご記入ください」の類語や言い替え

・『ご記入くださいますようお願い申し上げます』
この表現を一番丁寧にした形がこちらになります。

ここまでの使い方は一般にはあまり見聞きしませんが、ビジネスシーンで他社に対して使う場合には特に仰々しくなることはなく、そのような相手に対し、何かの書類に書いて欲しいことがあるといった時にはこう用いるといいでしょう。

まとめ

「ご記入ください」は、書いてくださいという表現を丁寧にしたものです。

更に丁寧にした「ご記入いただけますか」、もっと上の丁寧さになる「ご記入くださいますようお願い申し上げます」と共に、相手によってうまく使い分けてください。