「打ち合わせの日程ですが」とは？ビジネスメールや敬語の使い方を徹底解釈

「打ち合わせの日程ですが」とは?

ビジネスにおけるメールや会話での使い方や例文を徹底した解釈で以下に詳しく説明します。

「打ち合わせの日程ですが」とは?

このフレーズは主にビジネスにおけるメールで用いられますが、電話など口頭でのやりとりの場合も同様です。

このフレーズをメール文の冒頭部分に書き、本メールの目的が日程調整であることをまずは相手に伝えることが重要です。

相手の都合に合わせて対応ができるメールは非常に便利ですが、相手の表情や様子が見えない状態でのやりとりになりますので、相手に対する十分な配慮が必要になってきます。

たとえば、このフレーズですが、「打合せ」の対象が相手と共通の認識になっているのかということがあります。

お互いに「打合せ」といえば「新製品Aの購入に関する打合せ」であることで理解していればよいですが、そうでない場合は「何の件」であるか記載すべきです。

また、この打合せの実施が事前に決まっておらず、こちらの提案で実施したい場合はこのフレーズの前に「突然のメールで大変恐縮ですが」といったクッション言葉をつけて送ると、打合せを強制するようなニュアンスから柔らかに依頼するメールのような印象を与えられます。

このフレーズのビジネスにおけるメールや会話での使い方や使われ方、使うときの注意点

このフレーズの使い方は1項で説明済みですので、ここでは日程調整メールにおけるポイントや注意点を記載します。

まず、日程調整メールは「件名」「宛名」「挨拶」「要旨」「詳細」「結び」「署名」の7つで構成されます。

「件名」は簡潔かつ具体的に書くようにしましょう。

「宛名」「挨拶」は通常のメールにおける場合と同様です。

名乗る場合は「挨拶」のところが記載場所です。

「要旨」には何のアポイント・日程調整であるかを相手に伝えます。

このフレーズが基本のフレーズです。

また、初めてのメールの場合や突然のメールの場合はその旨伝えて不審を抱かれないようにします。

「詳細」は候補日の提案を記載する場所です。

こちらから候補日を挙げるようにし、相手に都合のよい日時を選択して貰うようにすれば相手の負荷が少なくて済みます。

また、負荷軽減のために候補日は3～5つ程度にしましょう。

更に相手の判断や心積もりのためにも打合せの予想所要時間や開催場所、出席者なども記載すると親切です。

「結び」「署名」には提示した日時で都合が付かない場合の対処法と連絡先を記載します。

このフレーズを使った例文

・『突然のメールで大変恐縮ではございますが、新製品Aの購入に関する打合せの日程ですが』

このフレーズの類語や言い替え

このフレーズに類似した言葉や言い替えの一例を紹介します。

・『打合せ日時のご相談ですが』

まとめ

日程調整を行なうために何度もメールを往復するのは非効率です。

候補日を提示し、調整作業を主導しつつ、相手のことも十分配慮して候補日以外でも対応可能な方法も提示するなどすると親切です。