「ご予約のキャンセルを承りました」とは？ビジネスでの使い方や敬語や言い換えなど分かりやすく解釈

この記事では「ご予約のキャンセルを承りました」について解説をします。

「ご予約のキャンセルを承りました」とは?意味

あらかじめされていた約束を取り消しました、という意味です。

「ご予約」は「予約」を敬意を表す表現にしたものです。

「予約」には、あらかじめ取り決めること、またその取り決めという意味があります。

他人の行為を表す語に「ご」をつけることで、その行為をする人に対して敬意を表す表現となります。

「キャンセル」は約束を取り消すことです。

「承り」は「承る」のことで「受ける」の謙譲語です。

「ました」は敬意を表す「ます」と、過去や完了を表す「た」をつなげています。

キャンセルはすでに受けつけたということです。

「ご予約のキャンセルを承りました」のビジネスでの使い方や使われ方、使うときの注意点

この言葉は、お客さまに対して使用をします。

ホテルの部屋の予約のことで説明をします。

お客さまがホテルの予約をとってくれました。

しかし、事情があって予約をしていた日にホテルを利用できなくなりました。

利用をしなくても、予約を入れたままだと料金は発生します。

また、予約が入っているために、他の人がホテルを利用できなくもなります。

そのため、お客さまから予約を取り消して欲しいという連絡がありました。

それを受けたホテル側のスタッフがこの言葉を使います。

相手を敬う表現をしているので、お客さまに対して失礼にはなりません。

予約のキャンセルを受けつけたときには、その内容を確認することが望ましいです。

ホテルの予約の場合だと、「○月○日の予約をキャンセルいたしました」のように確認をします。

また、キャンセル料など発生する場合は、その案内をします。

「ご予約のキャンセルを承りました」を使った例文

・『ご予約のキャンセルを承りました。またのご利用をお待ちしております』

「ご予約のキャンセルを承りました」の返答や返信例

これで予約はキャンセルされています。

すでに支払いをしていた場合は、返金をしてもらえるのかを尋ねてください。

返金額と返金方法を確認します。

キャンセル料が発生する場合は、その料金を確認します。

場合によっては、キャンセルする理由を伝えます。

こちらからわざわざ詳しい事情を説明する必要はなく、尋ねられたら答えてください。

差し障りのない範囲で答えれば問題ありません。

キャンセルしたことで迷惑がかかっているので、謝罪をすることが望ましいです。

まとめ

この言葉は、お客さまから予約をキャンセルして欲しいお願いされたときに使います。

今回は取り消しとなりましたが、次回にまた利用してくれる可能性があります。

次につながるような働きかけもしておけば、また利用してくれることでしょう。